Solusi Gagal mengacak jadwal agar berhasil

Hal berikut ini perlu diperhatikan agar Pengcakan jadwal otomatis dapat selesai 100%

Pertama menggunakan software Asc atau FET menjajikan kecepatan dan kenyamanan dalam menyusun jadwal pelajaran. Tapi  gagal terus, akhirnya tetap manual menggunakan excel.

Jangan putus asa mencoba, jika anda sudah paham cara kerja Asc atau FET, begitu nyaman untuk membuat jadwal pelajaran, atau mengganti jadwal pelajaran sewaktu waktu karena ada perubahan pembagian tugas. Ada teman saya yang belajar 2 hari saja kerumah dengan jurus jurus yang tepat, sekarang beliau sudah bisa berkata dalam bahasanya " A mbok seminggu ganti ping telu , siap" ( Seminggu ganti sampai 3 kali pun siap )

Kalau anda mencoba menyusun jadwal tetapi gagal , coba cek kembali.Apakah semua data sudah dimasukkan dengan  benar, Jika sudah benar semua harusnya jadwal dapat tersusun secara otomatis. Tetapi kok gagal terus , berikut ini beberapa kemungkinan penyebabnya :

1. Jumlah tatap muka jam harian genap tetapi pembagian tugas per guru ganjil, atau jumlah jam harian ganjil tetapi pembagian tugas per guru genap . Contoh jam tatap muka senin sampai sabtu untuk Kur KTSP  6,7,7,7,4,5. Hari hari memiliki jam yang ganjil, tetapi and menginput data dalam Asc seperti apa adanya Agama 2, IPS 4, IPA 4, Matematika 4 , Bahasa Indonesia 4 dll. Tentu jadwal tidak akan tersusun. solusinya harus ada mapel lain yang dipecah menjadi tatap muka ganjil.
Begitu juga untuk KUR 2013 SMP, dimana jam mapelnya banyak yang berdurasi 3, tetapi jam hariannya 8.
      Jika jam harian seperti Kur KTSP  di atas yang jam hariannya 6,7,7,7,4,5, maka harus  ada jam ganjil sebanyak 4. Maka ada 2 mapel yang harus dipecah perkelasnya. Usahakan yang dipecah mapel yang memungkinkan dipecah sepereti IPS, Bahasa Indonesia, yang jamnya 4 menjadi 4+1+1.
Dari beberapa orang yang mencoba membuat jadwal dengan Asc atau FET, ternyata ini merupakan penyebab gagal dalam menyusun jadwal secara otomatis.

2. Terlalu banyak memenuhi permintaan guru (hari-jam).
Contoh Ekstrimnya : semua guru mengajar pagi semua, atau sebagian besar guru minta kosong pada hari sabtu. Tentu jadwal tidak akan bisa tersusun.
Untunglah sekarang guru sudah masuk tiap hari dari jam 7.00 sampai 14.00 atau jam 16.00, jadi permintaan guru sudah berkurang.
Permintaan guru yang  dipenuhi antara lain :
- Olah raga di jam-jam atau sore hari pagi
- Guru matematika maksimal mengajar 6 jam per hari, untuk 5 hari sekolah sulit dipenuhi
- Guru GTT hanya mengajar pada hari tertentu saja.
- Guru yang sedang kuliah S1/S2 kosong pada hari tertentu.
Permintaan yang lain tidak harus dipenuhi. Tapi jika memungkinkan lebih baik dipenuhi untuk kenyamanan mengajar.

3. Ruang-ruang Lab. yang digunakan tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan rombel.
 Ruang lab yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi semua rombel.
- Contoh  :
Suatu SMP dengan 21 rombel memiliki 1 Lab. Komputer, Mata pelajaran Informatika  di ajar 2 guru, menghendaki semua KBM  di Lab. Komputer. Bisakah ? Tentu tidak. Karena Lab membutuhkan 21 x 2 jam = 42 jam, jam KBM hanya sekitar 40 jam .
Solusinya agar jadwal dapat tersusun , 3 kelas tidak dimasukkan dalam penggunaan Lab. Komputer.  Pilih tiga kelas tersebut yang kira-kira yang tidak terlalu terganggu, mis. kelas yang sudah ada infokusnya, atau kelas kelas yang masih teori saja misal kelas 7.

 Kondisi yang lebih rumit adalah di SMK dengan berbagai jurusan, dengan mapel mapel produktif yang harus dilaksanakan di lab. Yang lebih menyulitkan adalah durasi mapel produktif yang lebih panjang misal 6 - 10  jam . Pembuat jadwal merancang dulu pola durasi penggunaan masing masing  lab . Setelah ditemukan potongan potongan durasi tatap muka penggunaan lab, baru potongan potongan itu sebagai acuan dalam memasukkan data pembelajaran tiap guru yang menggunakan lab. Jika hal ini tidak dilakukan , penyusunan jadwal untuk SMK sulit terselesaikan.


4. Slot waktu tidak cukup. 
Pada aplikasi FET time tables, anda akan diberitahu jika slot yang tersedia tidak cukup. Namun Asc Time Tables tidak memberitahu jika slot tidak cukup.

Sebagai contoh, pada akhir tahun biasanya ada tambahan jam mengajar. untuk siswa kelas 9 atau 12, guru kelas  7, 8 SMP, 10,11 SMA memberi tambahan untuk kelas 9 , 12.

Jika total jam guru akan memberi jam tambahan yang mengajar dikelas 7,8,10,11 lebih besar dari jumlah kelas kali 6 (maks jam ke 6) tentu jadwal tidak akan disa tersusun. Solusinya kurangi jam mengajar guru di kelas 7,8,10,11 sampai totalnya lebih kecil dari slot waktu yang tersedia.   Atau tentukan satu atau dua hari (tergantung slot waktu yang diperlukan) saja yang mengajar sampai jam ke 6 dan biarkan pada hari yang lainnya tetap dipasang jamnya di kelas 7,8,10,11.

5. Berapa lama aplikasi menyeleseaikan penyusunan jadwal otomatis.
Aplikasi akan mengacak terus sampai jadwal selesai tersusun. Bahkan seharian aplikasi akan bekerja seharian dan tidak sukses.
Kira kira 20 menit saja maksimal menunggu aplikasi bekerja. Selebihnya hentikan saja. Jika dalam 20 menit tidak sukses , seharianpun tidak akan selesai.
Jika anda menggunakan FET, dalam beberapa detik pertama, aplikasi akan memberi tahu berapa banyak kegiatan berhasil disusun. Pada Asc tidak akan ada progres penyusunan jadwal , pilihan penggunaan normal akan menghentikan proses dalam beberapa menit, pilihan besar , proses akan berlangsung selama beberapa jam.

6. Apa yang dilakukan jika pengacakan selalu gagal.
Pada keadaan yang rumit dan sulit, sangat mungkin pengacakan penyusunan jadwal menggunakan otak komputer selalu gagal. Sebagaian besar kemudian beralih secara manual menggunakan otak manusia menggunakan excel. Sebelum beralih secara manual lakukan :
a. Tetap gunakan aplikasi Asc atau FET, sederhanakan pengaturan / permintaan guru.
b. Buang pengaturan atau permintaan yang dicurigai sebagai penyabab kegagalan.
    - Generate jadwal tanpa permintaan untuk menguji, ubah komposisi kegiatan/Card sampai jadwal selesai tersusun. Jika tanpa permintaan saja gagal tersusun, ada yang salah. Mungkin ada guru yang jamnya terlalu banyak. Mungkin ada yang mengajar 35,36, bahkan 37 jam. Kurangi !
- Jika semua usaha yang dilakukan sudah gagal, penyusunan manual dengan excel dapat ditempuh.
1. Tetap Gunakan Asc Time tables .
2. Buang kegiatan guru yang dicurigai menjadi kendala.
3. Konversi ke Excel agar bisa secara manual  , klik disini (juga dapat digunakan yg sukses)
4. Lanjutkan penyelesaian secara manual dengan excel.