Menu2

Pengaturan Dasar dan input data Penyusunan Jadwal Pelajaran Sekolah dengan FET

New ! Convert Asc to Excel, convert your full Asc timetables Schedule to Excel , Klik Here. Baru ! Convert Asc to Excel, mengkonversi jadwal Asc-mu ke Excel secara cepat dalam hitungan detik, klik di sini




Pengaturan pengaturan data awal.
Agar kita mengerti cara kerja FET dalam melakukan penyusunan jadwal sekolah, bagaimana menginput data, memproses, pengaturan, dan pengacakan, akan saya tuliskan beberapa pengaturan data dan input data.
Namun sebelumnya kita perlu mengerti, urutan  menggunakan software penyusunan jadwal sekolah menggunakan software FET :

1. Pengaturan dasar meliputi pengaturan, Nama sekolah Hari perminggu dan pengaturan jam per hari.
2. Input data awal secara urut: Daftar Gedung / Ruang, daftar Rombel, Daftar Mapel, Daftar Guru dan daftar tag.
3. Membuat daftar kegiatan / Aktifitas. Beikut ini Contoh  Kegiatan / aktifitas :
  - Pak Amin mengajar matematika 2 jam di kelas X. 
 - Bu Eka mengajar  Bahasa Indonesia 6 jam terbagi dalam 3 pertemuan masing masing 2 jam.
 4. Memasukkan pembatasan / Constrains. Pembatasan ini digunakan untuk memenuhi permintaan baik permintaan dari  sisi Guru, Siswa, Mapel. Pada Fet Pembatasan sangat detail. Makin banyak pembatasan, makin bagus dalam memenuhi permintaan, namun memerlukan waktu pengacakan jadwal yang lebih lama, bahkan jadwal terkadang mustahil. Oleh karena itu sebelum melakukan pembatasan pembatasan, lakukan pembatasan dari yang paling urgen dulu. Lakukan pengacakan setiap kali malakukan penambahan pembatasan.
5. Melakukan pengacakan penyusunan jadwal secara otomatis.
6. Pembacaan dan pemanfaatan hasil pengacakan.

A. Pengaturan dasar 
Ada dua cara menginput data
pertama, secara manual seperti yang akan saya uraikan di bawah ini. Lakukan cara ini terlebih dahulu agar mengerti proses memasukkan data. Jangan lakukan cara kedua sebelum benar benar paham cara pertama !

kedua , mengimpor file berformat *.csv (comma delimited) yang dapat dibuat dengan menggunakan notepad, atau excel yang di save as dengan format *.csv. Cara kedua ini jauh lebih cepat dan effiisien karena dapat memanfaatkan tabel yang dibuat dari excel. Sekali lagi silakan lakukan setelah memahami cara pertama. Jangan lakukan cara kedua jika cara pertama belum paham !

Yang akan ditulis berikut ini akan diuraikan cara pertama secara manual.
Untuk memulai pekerjaan dengan file baru, jalankan FET, klik file, baru. Jawab Ya, ketika ada pertanyaan “Apakah anda pasti akan meload data(aturan) baru ?”.

a.       Lakukan pengaturan dasar , yaitu informasi nama institusi / sekolah, komentar  dapat diisi dengan data semester dan tahun ajaran atau alamat sekolah.
Untuk mengisi nama institusi, klik data, Pilih informasi intitusi, pilih Nama Institusi, isikan nama sekolah. Sedang untuk mengisi komentar  klik data, Pilih informasi intitusi, pilih Komentar, isikan komentar.

b.      Pengaturan dasar berikutnya adalah, data Hari perminggu dan pengaturan jam per hari.  Untuk mengisi  hari perminggu klik data, Hari dan jam, pilih hari per minggu. Fet mengatur secara default  hari belajar adalah 5 hari per minggu. Umumnya sekolah di Indonesia menggunakan 6 hari. Oleh karenanya kita harus merubahnya. Isikan Jumlah hari belajar per minggu menjadi 6. Kemudian tuliskan hari ke enam dengan hari Sabtu, karena fet tidak menulisnya secara otomatis. Klik Ok.
Jika ada informasimasi “ Harap diperhatikan FET TIDAK AKAN menggunakan batasan lama …….. !,  tekan OK.
        Mungkin pembaca sempat berpikir kenapa pada jumlah hari per minggu, jumlah hari perminggu disediakan sampai hari 35. Bukankah hari dalam seminggu hanya 7 saja. Jawabnya , ada sedikit perbedaan pemahaman. Makna yang sebenarnya adalah , jadwal berulang setiap …. hari. Jadi mungkin saja jadwal berulang setiap 12 hari sekali, 14 hari sekali, atau bahkan setiap sebulan sekali ( 30 hari ). Namun hal ini tidak lazim di Indonesia, dimana perhitungan jam mengajar guru adalah sekian jam per minggu.

c.       Selanjutnya mengatur  jam (periode ) per hari
Untuk mengatur  jam per hari  klik data, Hari dan jam, pilih jam (periode ) per hari Fet mengatur secara default  jam perhari  adalah 12 jam. Di Indonesia pada umumnya mengatur 8 jam per hari. Perlu diketahui juga, FET menganggap jumlah jam per hari adalah sama. Semisal jam per hari adalah 8. Maka FET menganggap  setiap hari , dari Senin sampai Sabtu, masing-masing terdiri dari 8 jam.

Isikan pada isian Jumlah periode ( jam mulai ) per hari dengan angka 8. Kemudian isikan jam mulai pada masing masing Jam ke -…. Misal jam ke-1 dengan jam 07.00, kam ke-2 dengan 07.40 dan seterusnya sampai jam ke-8

Anda berpikiran ,terus jika  hari jum’at hanya 5 jam saja terus bagaimana ? Jawabnya, abaikan dulu pertanyaan ini, dan akan terjawab sendiri setelah membahas tentang pengaturan batasan batasan.
Perlu diperhatikan untuk  mempermudah  penyusunan jadwal, waktu  istirahat tidak usah diberi kolom waktu khusus, meski FET memperkenankannya.

Klik Ok. Jika ada informasimasi “ Harap diperhatikan FET TIDAK AKAN menggunakan batasan lama …….. !,  tekan OK

d.      Memasukkan daftar mata pelajaran.
Untuk memasukkan daftar mata pelajaran, klik data, pilih mata pelajaran. Untuk memulai mengisi klik Tambah, isikan nama mata pelajaran.

Sebagai tips tambahan pengalaman penulis, berikan awalan satu huruf didepan nama mata pelajaran, sebagai contoh:  Pend. Agm ditulis dengan a Pend. Agm, PKN ditulis dengan b PKN, Bhs. Indonesia ditulis dengan c Bhs. Indonesia. Hal ini bertujuan agar dalam penulisan kembali hasil pengacakan jadwal, anda dapat menggunakan fungsi =MID() pada excel. Sehingga nantinya anda tidak terlalu repot menulis ulang. Penjelasan selanjutnya akan lebih detail pada akhir bab ini.

e.      Memasukkan daftar nama guru
Untuk memasukkan daftar nama guru, klik data, pilih guru. Untuk memulai mengisi klik Tambah, isikan nama guru.
Sebagai tips tambahan menurut pengalaman saya, berikan awalan angka 2 huruf didepan nama guru, sebagai contoh:  Indra M.Pd ditulis dengan 01 Indra M.Pd, 
            Ariyati, S.Pd  ditulis dengan 17 Ariyati S.Pd., dan seterusnya.
Seperti halnya pada mata pelajatan, hal ini bertujuan agar dalam penulisan kembali hasil pengacakan jadwal, anda dapat menggunakan fungsi =MID() atau Left() pada excel dan memadukannya dengan kode mata pelajaran . Sehingga nantinya anda tidak terlalu memerlukan waktu yang lama untuk menulis ulang kode guru dengan kode mata pelajaran pada excel ketika membuat lampiran pada SK PMB.

f.        Memasukkan data rombongan belajar / kelas
Pengertian kelas sebagai serombongan anak dan kelas sebagai nama ruang terkadang rancu atau masih di samakan saja. Seperti sekolah yang masih menerapkan kelas tetap. Tetapi, kelas pada FET dimaknai sebagai rombongan belajar /sekumpulan anak. Jadi kelas 7A berarti serombongan anak yang diberi nama dengan 7A.  
Jadi makna kelas 7A bukan berarti serombongan anak yang menempati ruang 7A.

Penyamaan pemahaman ini perlu, karena sejak mulai populernya moving class, mulai ada perbedaan antara kelas 7A sebagai serombongan anak, dan kelas 7A sebagai nama ruang.

FET memiliki herarki rombongan belajar sebagai  berikut :

KELAS                     : contoh : kelas 7, kelas 8, kelas 9, kelas XI, Kelas, XII, Angkatan 2011, Angkatan 2012, disistem negara kita disebut tingkat


KELAS PARALEL  : contoh : 7A, 7B, 7C, XI AK1, XI TKJ 1,di sistem negara kita disebut Rombel

GROUP                    : jika kelas paralel dibagi dalam grup grup kecil.

Disarankan untuk menggunakan herarki Kelas dan Kelas paralel, kelebihannya. Jika pengaturan pada kelas 7 maka berlaku untuk semua kelas 7A, 7B, 7C.

Untuk membuat rombel sesuai herarki kelas, buatlah terlebih dahulu Kelas, kemudian pada masing masing kelas dibuat kelas paralelnya.
  
Bisa juga tanpa herarki. Jika tanpa herarki, maka yang dimaksud denga Rombel adalah Kelas, bukan kelas paralel.  Untuk memasukkan daftar nama rombongan belajar /kelas tanpa herarki , klik data, pilih siswa,kemudian pilih kelas. Tulis dulu kelasnya Untuk memulai mengisi klik Tambah, isikan nama rombongan belajar /kelas.
Penamaan rombongan belajar  sangat bebas. Setiap sekolah memiliki cara sendiri untuk memberi nama rombongan belajar. Misalnya :
-          7A, 8B, 9A, VII A, VIIIB, IX C  untuk SMP
-          XI IPA 1, XII IPS 2,  untuk SMA atau
-          X MM 1, XI TKR 2 , XII AK1 untuk SMK, dan lainnya

g.       Memasukkan data Gedung dan Ruang
Ada dua model memasukkan data Gedung dan Ruang. Pertama, memasukkan data Gedung dan Ruang pada sekolah dengan kelas tetap. Kedua,  memasukkan data Gedung dan Ruang pada sekolah dengan kelas berpindah ( moving class ).

1.)    Pertama, memasukkan data Gedung dan Ruang pada sekolah dengan kelas tetap.

Data gedung diperlukan jika
a. sekolah berada di satu kompleks dan jarak antar gedung berjauhan. Atau gedung memiliki beberapa lantai. Sebagai contoh sekolah yang sangat luas dan ruang kelas berada dalam gedung yang berjauhan, atau di suatu gedung yang memiliki 
b. sekolah memiliki dua kampus yang jaraknya memerlukan waktu tempuh lebih dari 10 menit. Dengan kondisi ini  maka data gedung diperlukan.

Namun jika sekolah berada di satu kompleks dan jarak antar gedung tidak berjauhan, data gedung dapat diabaikan dan langsung memasukkan data ruang.
Untuk memasukkan daftar gedung, klik data, pilih Gedung. Untuk memulai mengisi klik Tambah, nama Gedung.

Data Ruang . Masing masing gedung memiliki beberapa ruang.
Untuk memasukkan data ruang, klik data, pilih ruang. Untuk memulai mengisi klik Tambah, isikan nama ruang, pilih pada gedung dimana ruang ini berada.
Sekali lagi, jika jarak antar ruang berdekatan maka penggunaan gedung dapat diabaikan.

Alternatif untuk memberi nama ruang Untuk  sekolah dengan kelas tetap,  maka nama ruang, dapat menyesuaikan nama rombongan belajar.  Misal Ruang 7A, Ruang 7B, Ruang XI  Bahasa 1, Ruang X IPA1, Lab IPA 1, Lab TIK dll.

 2.)  memasukkan data Gedung dan Ruang pada sekolah dengan kelas berpindah ( moving class ).
Akan di bahas dalam posting tersendiri. Tunggu ya ....


11 comments:

  1. Terimakasih atas ilmunya, bermanfaat sekali bagi saya, mudah-mudahan kebaikannya dibalas oleh Alloh yang lebih besar lagi,aamiin

    ReplyDelete
  2. Terima kasih banyak pak, atas tutorialnya yang lengkap dan jelas.
    Tapi saya ada kendala, yiatu di sekolah saya ada jam siang. Maksudnya jam ke 1 - 8 kosong, dan anak baru berangkat jam ke 9 sampai jam ke 14. Biasanya untuk 1 kelas itu masuk pagi 5 hari dan masuk siangnya 2 hari, dalam seminggu.
    Nah ada atau tidak pak tutorialnya?
    Sekali lagi saya ucapkan terima kasih.

    ReplyDelete
  3. Pada pengaturan jam per hari. Buat jam perhari menjadi 16 atau sejumlah yang diperlukan. Kemudian pada pengaturan waktu siswa dimana masuknya siswa siang pada pengaturan "seorang diswa diatur tidak ada" beri tanda silang dari jam ke 1 sampi jam 8> Biarkan terbuka pada jam ke 9 dan seterusnya.

    Sedangkan kelas yang lain yang masuknya pagi, biarkan jam pagi terbuka dan beli tanda silang pada jam-jam siang.

    ReplyDelete
  4. Terima kasih Pak Eka.
    Saya cuma bisa mendo'akan semoga ilmunya semakin bertambah karena telah berbagi.
    BTW salam kenal dari saya

    ReplyDelete
  5. Assalamu'alaikum

    Saya ingin bertanya juga, jumlah kelas paralel di sekolah SD saya masing-masing 4, jadi total keseluruhan 6 x 4 = 24 kelas.
    1. Bagaimana pengisian tabel di file CSV Maker? Di situ, kolom kelasnya ada 27. Apa kolom yang kosong dibiarkan saja atau kolomnya di-delete?

    2. Bila ada guru mengampu mapel hingga empat mapel, apa diperbolehkan insert row? Apakah itu tidak mempengaruhi hasil CSV-nya?

    3. File CSV-nya terletak di mana? Saya cari di c:\ tidak ketemu. Apa karena saya menggunakan Office 2003?

    Terima kasih.

    ReplyDelete
    Replies
    1. csv maker yang saya buat maksimal 27 kelas, untuk tiga tingkatan ( SMP, SMA dan SMK ) sedang untuk SD ada 6 tingkatan, jadi belum bisa di gunakan di SD secara langsung. Perlu modifikasi untuk kolom kelas yang 777777777888888888999999999 di ganti dengan 111122223333444455556666666 dulu. OK.

      1. Bagaimana pengisian tabel di file CSV Maker? Di situ, kolom kelasnya ada 27. Apa kolom yang kosong dibiarkan saja atau kolomnya di-delete ?
      jawab :
      masing masing kelas untuk 9 pararel, kolom yang kosong di biarkan saja. Jangan di delete karena program akan meletakkan hasil pada sell tertentu, jika didelete, maka hasilnya akan berada ditempat yang salah.


      2. Bila ada guru mengampu mapel hingga empat mapel, apa diperbolehkan insert row? Apakah itu tidak mempengaruhi hasil CSV-nya?
      jawab :
      CSV maker di rancang untuk maks 3 mapel per guru. Jika mengampu lebih dari tiga mapel gunakan saja no urut berikutnya misal guru P eko di no urut 1 terus p eko lagi di no urut 2. Samakan kode (kolom C) 01 dan nama guru (kolom D) p Eko dan di urut dua kode (kolom C) 01 dan nama guru (kolom D) p Eko lagi( harus persis sama / copy paste saja ). Jangan Meng insert atau mendelete kolom / baris.


      3. File CSV-nya terletak di mana? Saya cari di c:\ tidak ketemu. Apa karena saya menggunakan Office 2003?
      jawab :
      file csv ada satu folder dengan csv berada. Tadinya saya taruh di c:\ , karena win 7 menolak, saya pindah di folder aktif saja.

      catatan :
      1. Sebelum menggunakan csv maker sebaiknya mencoba FET tanpa menggunakan csv maker agar paham dengan karakter FET. Jika dengan jalan biasa sudah OK, baru pake csv maker.
      2. Yang perlu di impor ket FET hanya student ... ????.csv dan activities ?????.csv saja, sedang subject , tag dan teacher sudah termasuk dalam activities nya.
      3. Semua durasi kegiatan dengan durasi 2 dan 1 saja.

      semoga membantu.

      Delete
  6. Yang mau download ESW nya, memang sudah tidak dipublish lagi karena sangat lambat di office 2007 keatas.
    maaf ya.

    ReplyDelete
  7. Thanks infonya pak..tp sya ada kendala waktu pengaturan jam. di SD kan ada kelas 1-3 yang mana jam belajarnya hanya dari jam 1-7, sedangkan kelas 4-6 jam belajarnya dari jam 1-9. bagaimana cara mengatur jam kelas 1-3 ini pak di FET. trims sebelumnya

    ReplyDelete
    Replies
    1. Jumlah jam per hari gunakan 9 jam untuk semua kelas. Kemudian pada pengaturan waktu => siswa => seorang siswa diatur tidak ada => pada kelas 1, 2 dan 3 beri tanda silang pada jam 8 dan 9. Sedang untuk kelas 4, 5, dan 6 biarkan kosong.

      Delete